Wer am Freitagabend seine Timesheets nachträgt, kennt das Problem: Die Liste der Zeiteinträge zeigt zwar, was erfasst wurde, aber nicht, was fehlt. Genau diese Lücke war für uns der Auslöser, die Zeiterfassung in Odoo um eine Kalenderansicht, wiederverwendbare Vorlagen und das automatische Loggen von Meetings zu erweitern. Entstanden sind drei Module, die wir intern täglich selbst nutzen.
Was wir gebaut haben
Wir haben aus der Timesheets-App eine visuelle Zeiterfassung gemacht: eine echte Kalenderansicht mit Tages-, Wochen-, Monats- und Jahresdarstellung, persönliche Vorlagen für wiederkehrende Einträge und ein Assistent, der aus Kalendermeetings automatisch Zeiteinträge erzeugt.
Zeiteinträge legen Sie direkt im Kalender per Ziehen an, ein kompaktes Popup fragt nur das Nötigste ab. Dazu kommen persönliche Vorlagen: Projekt, Aufgabe und Beschreibung einmal hinterlegen, danach genügt beim Erfassen die Auswahl der Vorlage. Für Meetings gilt: Ein Assistent erzeugt für einen gewählten Zeitraum aus allen besuchten Meetings automatisch die passenden Zeiteinträge, inklusive Meetingtitel und hinterlegtem Projekt. Bereits geloggte Meetings werden nicht doppelt erfasst, einzelne Termine lassen sich ausschliessen, und Meetings ohne Projektzuordnung landen sichtbar in einem Sammelprojekt statt zu verschwinden.
Warum der Odoo-Standard hier nicht reicht
Odoo Timesheets ist auf Listen und Raster ausgelegt: Datum, Projekt, Aufgabe, Dauer. Das funktioniert, solange man diszipliniert nach jeder Tätigkeit erfasst. In der Praxis passiert die Erfassung aber oft nachträglich, und dann fehlt die entscheidende Information: Welche Zeitfenster sind noch leer? Eine Liste zeigt nur, was da ist, ein Kalender zeigt auch, was fehlt.
Dazu kommt der Meeting-Fall: Wer viele Sitzungen hat, trägt dieselben Termine doppelt ein, einmal im Kalender, einmal im Timesheet. Diese Doppelerfassung kostet Zeit und ist fehleranfällig. Für Dienstleister mit verrechenbaren Stunden heisst jede vergessene Stunde direkt entgangener Umsatz. Weil der Standard diese Sicht nicht bietet, haben wir sie als Eigenentwicklung gebaut, so wie wir es bei über 400 Eigenentwicklungen tun, wenn der Odoo-Standard eine Prozesslücke lässt.
Was Sie davon haben
Der Nutzen ist unmittelbar: Mitarbeitende sehen auf einen Blick, welche Zeitfenster der Woche noch leer sind, und schliessen Lücken, bevor sie in der Abrechnung fehlen. Vorlagen reduzieren wiederkehrende Einträge auf wenige Klicks. Meetingzeiten, oft der grösste blinde Fleck der Zeiterfassung, fliessen automatisch und ohne Doppelerfassung ins Timesheet. Für Dienstleistungsunternehmen mit verrechenbaren Stunden bedeutet das vollständigere Rapporte, weniger Nachfassen durch die Projektleitung und eine sauberere Basis für die Kundenrechnung.
Ehrlicherweise gilt: Die Module nehmen Ihnen das Kontrollieren nicht ab. Wer ein Meeting nachträglich einem anderen Projekt zuordnen will, macht das weiterhin von Hand, und die automatisch gesetzten Startzeiten sind eine Annahme, kein Stempeluhr-Ersatz.
Als Schweizer Odoo Gold Partner mit über 10 Jahren Odoo-Erfahrung bauen wir solche Erweiterungen dort, wo etablierte KMU-Prozesse mehr verlangen als der Standard bietet, betrieben zu 100 % in der Schweizer Cloud. Möchten Sie herausfinden, wo in Ihrer Zeiterfassung noch Stunden verloren gehen? Entdecken Sie das Potenzial unserer Eigenentwicklungen auf simpit.ch/entwicklung oder besprechen Sie Ihr Projekt direkt mit uns.