Odoo lebt davon, dass Informationen im ganzen Unternehmen verfügbar sind. Genau das wird zum Problem, sobald ein Kontakt heikel ist: die Privatadresse eines Verwaltungsrats, ein Mitarbeitender als Kunde oder eine Person, deren Geschäftsbeziehung schlicht nicht die ganze Firma etwas angeht. Ein Kunde wollte solche Kontakte samt den zugehörigen Rechnungen vor bestimmten Benutzergruppen verbergen, und der Odoo-Standard bot dafür keinen einfachen Schalter. Also haben wir ihn gebaut.
Was wir gebaut haben
Unser Modul «Vertrauliche Kontakte» ergänzt jeden Kontakt in Odoo um ein Feld «Vertraulich». Ist es gesetzt, sehen nur noch Benutzer mit dem entsprechenden Recht diesen Kontakt, und zwar überall: in der Kontaktliste, in der Suche und in den verknüpften Buchhaltungsbelegen. Rechnungen eines vertraulichen Kontakts sind für alle anderen ebenfalls unsichtbar, bis hinunter auf die einzelnen Buchungszeilen. Wer das Recht nicht hat, sieht auch das Feld «Vertraulich» selbst nicht; für diese Benutzer existiert der Kontakt schlicht nicht.
Die Konfiguration ist bewusst simpel gehalten: Modul installieren, beim Kontakt das Häkchen setzen, den berechtigten Benutzern die passende Gruppe zuweisen. Fertig.
Warum der Odoo-Standard hier nicht reicht
Odoo regelt Zugriffe über Benutzergruppen pro Anwendung: Wer die Buchhaltung nutzen darf, sieht dort grundsätzlich alle Belege. Eine Abstufung «diese eine Person ist heikel, alle anderen nicht» ist im Standard nicht vorgesehen. In der Praxis begegnet uns dieser Wunsch aber immer wieder, gerade bei Schweizer KMU, die das revidierte Datenschutzgesetz ernst nehmen. Das DSG verlangt unter anderem, dass Personendaten durch angemessene technische Massnahmen geschützt werden, und der Grundsatz ist naheliegend: Wer Daten für seine Arbeit nicht braucht, soll sie auch nicht sehen. (Das ist eine Einordnung aus der Praxis, keine Rechtsberatung.)
Solche Lücken zwischen Standard und realem Bedarf sind der Kern unserer Rubrik Research & Development. Als Odoo Gold Partner mit über 10 Jahren Odoo-Erfahrung haben wir über 400 Eigenentwicklungen gebaut, viele davon genau aus solchen Kundenwünschen heraus. Mehr dazu finden Sie unter simpit Entwicklung.
Was Sie davon haben
Sie können heikle Geschäftsbeziehungen in Odoo führen, ohne dass jede Person mit Buchhaltungs- oder Kontaktzugriff sie einsehen kann. Die Fachverantwortlichen entscheiden pro Kontakt mit einem Häkchen, der Rest passiert automatisch, überall im System, nicht nur in einzelnen Ansichten. Es braucht keine Schattenlisten in Excel, keine separate Ablage für sensible Rechnungen und keine Diskussion, wer welche Liste exportieren darf.
Ehrlich benannt sind auch die Grenzen: Aktuell deckt das Modul Kontakte und Buchhaltungsbelege ab, andere verknüpfte Dokumente wie Verkaufsaufträge oder Projektaufgaben werden noch nicht ausgeblendet. Ebenso wichtig: Das Modul steuert die Sichtbarkeit innerhalb von Odoo, es verschlüsselt keine Daten und ersetzt kein Berechtigungskonzept, es setzt eines durch.
Gleichzeitig dokumentieren Sie gegenüber Kunden, Mitarbeitenden und Behörden eine konkrete technische Massnahme zum Schutz von Personendaten. Und weil Ihre Daten bei simpit zu 100 % in der Schweizer Cloud liegen, bleibt auch die Frage nach dem Speicherort sauber beantwortet.
Haben Sie in Ihrem Odoo Daten, die nicht alle sehen sollten? Lassen Sie uns das Potenzial entdecken: Projekt besprechen.