Gegen Ende jedes Auswahlgesprächs kommt dieselbe Frage, meist etwas leiser als die davor: «Und was passiert mit unseren Daten aus all den Jahren?» Die Antwort ist beruhigend. Ihre Daten bleiben erhalten, auch bei einem ERP-Wechsel. Kunden, Artikel, offene Rechnungen, laufende Aufträge, all das kommt mit, und zwar nicht als Notlösung, sondern geplant.
Eine Datenmigration ist Übersetzungsarbeit, kein Kopiervorgang
Jedes System hat seine eigene Vorstellung davon, was ein Kunde, ein Artikel oder ein Auftrag ist. Im Altsystem steht die Lieferadresse vielleicht in zwei Zeilen Freitext, die Zahlungsfrist als Kürzel, der Rabatt als hinterlegte Regel, die niemand mehr dokumentiert hat. Im neuen System sind das getrennte, eindeutige Angaben. Genau dazwischen liegt die Migration.
Am Anfang steht deshalb nicht der Export, sondern die Analyse des bestehenden Systems: Wo liegen die Informationen wirklich, welche Logik steckt in gewachsenen Feldern, welche Angaben widersprechen sich. Erst dann folgen der Export der Daten und das Mapping, also die Zuordnung jedes Feldes von alt nach neu. Für die Übersetzung in das Zielformat schreiben wir Skripte, keine Handarbeit in Tabellen. Das ist nicht Bequemlichkeit, sondern Voraussetzung: Nur ein Skript liefert bei jedem Durchlauf dasselbe Ergebnis, und genau darauf kommt es beim Umschalten an.
Der Ernstfall wird mehrfach geübt, bevor er stattfindet
Lange vor dem Go-Live läuft die Migration in einer Testumgebung. Danach kommt der Teil, den kein Skript ersetzt: Die Fachbereiche prüfen ihre eigenen Fälle. Stimmt der offene Saldo des grössten Debitors, findet der Verkauf die laufenden Rahmenverträge, hängt beim Artikel die richtige Einheit. Was nicht passt, geht zurück in die Skripte, und der Durchlauf wird wiederholt, so oft wie nötig.
Am Go-Live-Wochenende läuft dann dasselbe, inzwischen mehrfach geprüfte Skript ein letztes Mal, mit dem aktuellen Datenstand. Kein Improvisieren unter Zeitdruck, keine Überraschung am Montagmorgen. Ein Systemwechsel bleibt anstrengend, aber er ist kalkulierbar. Genau das meinen wir, wenn wir sagen, dass Ihre Daten erhalten bleiben: nicht irgendwie vorhanden, sondern geprüft und arbeitsfähig ab der ersten Stunde im neuen System.
Möglich ist fast alles, sinnvoll ist eine bewusste Auswahl
Technisch lässt sich nahezu jeder Datensatz übernehmen. Ob sich der Aufwand für jeden Sonderfall rechtfertigt, ist eine geschäftliche Frage, keine technische. Bewährt hat sich eine klare Trennung: Stammdaten, offene Posten und laufende Geschäftsfälle wandern ins neue System, denn mit ihnen wird ab dem ersten Tag gearbeitet. Die abgeschlossene Historie bleibt im Altsystem lesbar archiviert, verfügbar für Rückfragen, Revision und Garantiefälle. Verloren geht dabei nichts, es liegt nur nicht alles am selben Ort. Aus über zehn Jahren Odoo-Projekten wissen wir recht genau, welche Daten im Alltag tatsächlich gebraucht werden und welche nur beruhigen, weil sie dabei sind.
Beim Umzug wird sichtbar, was jahrelang niemand gesehen hat
Sobald Daten migriert werden, zeigt sich der Zustand des Bestands. Derselbe Lieferant dreimal angelegt, mit drei verschiedenen Zahlungskonditionen. Telefonnummern im Notizfeld. Artikel ohne Einheit. Preise, die einmal als Netto und einmal als Brutto erfasst wurden. Solange alles im alten System liegt und die erfahrene Mitarbeiterin die Ausnahmen im Kopf hat, funktioniert das irgendwie. Übersetzt in eine Struktur, die eindeutige Angaben erwartet, funktioniert es nicht mehr.
Das klingt unangenehm, ist aber die grösste Chance im ganzen Projekt. Eine Migration ist der einzige Moment, in dem jemand ohnehin jeden Datenbestand anfassen muss. Duplikate zusammenzuführen und falsch gefüllte Felder zu korrigieren kostet dann einen Bruchteil dessen, was es später im laufenden Betrieb kostet. Entschieden wird das nicht am Skript, sondern im Fachbereich: Welcher der drei Lieferanten ist der richtige, welche Kondition gilt. Sie wechseln also nicht nur das System, Sie kommen mit besseren Daten an, als Sie losgefahren sind.
Diese Arbeit nehmen wir Ihnen ab, von der Analyse Ihres bestehenden Systems über die Übersetzung der Daten bis zum letzten Durchlauf am Go-Live. Wir sagen Ihnen offen, welche Datenübernahme sich rechnet und welche nicht, und führen die Migration nach Odoo durch. Wie wir dabei vorgehen, zeigt unsere Beratung im Detail.
Planen Sie den Wechsel und wollen wissen, was mit Ihrem Datenbestand geschieht? Vereinbaren Sie ein unverbindliches Erstgespräch, wir schauen ihn uns gemeinsam an.