Ist Papierlos besser?
Ein grosser Teil unserer Kernkompetenz besteht darin, Geschäftsprozesse zu analysieren und kundenorientiert zu digitalisieren. Dabei stossen wir immer wieder auf Prozesse, die noch auf Papierbasis abgewickelt werden.
Es wäre einfach zu behaupten, dass ein papierloser Prozess in jedem Fall umweltfreundlicher ist. Doch betrachten wir die Fakten: Allein in diesem Jahr wurden weltweit bereits etwa 204.035.000 Tonnen Papier produziert. Der Pro-Kopf-Verbrauch von Papier in der Schweiz liegt trotz eines rückläufigen Trends immer noch bei 107 kg/Jahr. Das bedeutet, dass der globale Papierverbrauch in diesem Jahr etwa 13.597.500 Hektar Wald, 282.208 Terrajoule Energie und 20.952.728.000 Tonnen CO2 (was ungefähr 2% der globalen CO2-Emissionen entspricht) erfordert hat (Quelle: Statista).
Es ist jedoch auch wichtig anzumerken, dass der Betrieb und die Entsorgung elektronischer Geräte ihre eigenen Herausforderungen mit sich bringen. In diesem Jahr wurden weltweit etwa 24.310.000 Tonnen Elektroschrott produziert. Der CO2-Ausstoss des Betriebs aller Computer entspricht etwa 2% der globalen Emissionen. Bei diesem Vergleich zwischen Papier und Computer wurden noch nicht mal die Auswirkungen des Recyclings berücksichtigt.
Eine abschliessende Beurteilung, ob Prozesse auf Papierbasis oder Digital Umweltfreundlicher sind, würde den Rahmen dieses Artikels sprengen. Daher versuchen wir anhand eines relativ einfachen Beispiels herauszufinden, was die Vorteile eines papierlosen Büros sind. So spielt der Umweltgedanke zwar eine grosse Rolle, aber die Digitalisierung von Prozessen birgt noch weiteres Potenzial.
Ein einfaches Beispiel:
Ein Kunde / eine Kundin ruft bei Ihnen an, um eine Offerte zu verlangen. Sie machen sich eine Notiz (1 Blatt) um die Offerte zu schreiben. Diese wird im Doppel verschickt (Total 3 Blatt ohne Couvert) und unterschrieben. Ein Blatt kommt zu ihnen zurück. Um die Offerte weiter zu bearbeiten, machen sie eine Kopie (Total 4 Blatt) und legen eine davon ab. Aus der Offerte wird ein Arbeitsauftrag (Total 5 Blatt), der mit einem Lieferschein als Durchschlag zum Kunden / zur Kundin geht (Total 7 Blatt). Sie schicken dem Kunden / der Kundin die Rechnung (Total 9 Blatt, eine für die Kundschaft, eine für sie) und erhalten am Schluss eine Abrechnung der Bank, dass die Rechnung bezahlt wurde (Total 10 Blatt, ohne Couverts und Einzahlungsscheine).
Auf Basis einer Metastudie zum CO2-Ausstoss von Papier und Laptops entspräche dieser Prozess etwa 0.5Kg CO2 (ohne Transport etc.). Je nach dem, wie stark der Prozess digitalisiert wird und wie reibungslos der Prozess implementiert wird, lassen sich in diesem einfachen Bsp. bis zu 0.4Kg CO2 einsparen. (Quelle: https://except.eco/knowledge/is-digital-more-environmentally-friendly-than-paper/)
Weniger Papier macht effizienter
Weniger Papier im Büro führt nicht nur zu potenziellen Umweltvorteilen, sondern kann auch die Effizienz und Produktivität steigern. Indem Informationen und Aufgaben konsequent digital erfasst werden und Termine sowie Deadlines elektronisch festgehalten werden, verringert sich die Wahrscheinlichkeit, dass etwas übersehen wird oder verloren geht.
Die Übersichtlichkeit wird verbessert, da alle relevanten Informationen auf einen Blick verfügbar sind. Um Ihnen und Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern dabei zu helfen, haben wir beispielsweise unsere "Simpagenda" entwickelt. Mit dieser Lösung können Sie alle wichtigen Informationen zentral verwalten und haben stets einen schnellen Überblick über anstehende Aufgaben, Termine und Pendenzen.
Weniger Papier schafft Ordnung
Durch die Digitalisierung können Informationen systematisch erfasst und für mehrere Personen gleichzeitig und jederzeit zugänglich gemacht werden. Dadurch wird die Zusammenarbeit erleichtert und eine effiziente Kommunikation ermöglicht. Zudem ermöglicht die digitale Erfassung, alle relevanten Informationen an einem zentralen Ort zu sammeln, ohne dabei Gefahr zu laufen, etwas zu übersehen. Dies trägt zu einer besseren Arbeitsorganisation und einer erhöhten Produktivität bei.
Die Vorteile am Beispiel Buchhaltung
Anhand des einfachen Beispiels oben, bei dem ein Kunde bzw. eine Kundin etwas bestellt und eine Rechnung bekommt, lassen sich weitere Vorteile der Digitalisierung ausmachen. Vor allem, wenn die Buchhaltung dazukommt, ergeben sich folgende Vorteile:
1. Automatisierte Dateneingabe: Durch den Einsatz von OCR-Technologie (Optical Character Recognition) können Belege und Rechnungen automatisch erfasst und in das Buchhaltungssystem übertragen werden. Dies reduziert manuelle Eingabefehler und spart Zeit, da die Informationen nicht mehr per Hand eingegeben werden müssen.
2. Schnellere Verarbeitung: Mit digitalen Tools und Softwarelösungen können Buchhaltungsaufgaben schneller erledigt werden. Zum Beispiel können Rechnungen automatisch klassifiziert, Zahlungen verfolgt und Buchungen generiert werden. Dies beschleunigt den gesamten Buchhaltungsprozess und ermöglicht eine zeitnahe Verarbeitung von Transaktionen.
3. Echtzeit-Überwachung: Durch die Digitalisierung der Buchhaltung haben Unternehmen jederzeit einen aktuellen Überblick über ihre finanzielle Situation. Finanzdaten können in Echtzeit abgerufen und analysiert werden, was eine bessere Kontrolle und Planung ermöglicht. Dadurch können Unternehmen schneller auf Veränderungen reagieren und fundierte Entscheidungen treffen.
4. Automatische Berichterstattung: Digitale Buchhaltungssysteme können automatisch Berichte generieren, wie beispielsweise Gewinn- und Verlustrechnungen, Bilanzen oder Cashflow-Statements. Dies erleichtert die Erstellung von Finanzberichten und erleichtert die Kommunikation mit Stakeholdern wie Geschäftspartnern, Investoren oder Steuerbehörden.
5. Datensicherheit und -integrität: Durch die Digitalisierung werden Finanzdaten elektronisch gespeichert, wodurch das Risiko von Datenverlust oder Beschädigung reduziert wird. Digitale Buchhaltungssysteme bieten auch Möglichkeiten zur Sicherung und Verschlüsselung sensibler Informationen, um die Datensicherheit zu gewährleisten.
6. Effiziente Zusammenarbeit: Digitale Buchhaltungstools ermöglichen eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen oder externen Buchhaltern. Informationen können einfach geteilt, bearbeitet und kommentiert werden, was die Kommunikation und Abstimmung erleichtert.
Wie wird mein Büro papierlos?
Unser Team von Experten bei der simpit GmbH steht ihnen zur Verfügung, um Ihren Weg zu einem papierlosen Büro zu ebnen. Wir verstehen die Bedeutung einer nahtlosen Integration von Geschäftsprozessen und bieten massgeschneiderte Lösungen, um Sie dabei zu unterstützen, ihre Büroabläufe zu digitalisieren und den Papierverbrauch zu reduzieren. Wenn Sie Fragen haben oder Unterstützung bei der Umstellung auf ein papierloses Büro benötigen, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns noch heute, um die Möglichkeiten einer effizienten und nachhaltigen Arbeitsumgebung zu erkunden.
