«Hast du einen Moment Zeit für mich?», «Darf ich dich kurz stören?» Jeder, der in einer Bürogemeinschaft arbeitet, wird diese Fragen nur allzu gut kennen. Dabei wird allerdings nicht bedacht, dass eine Unterbrechung beim fokussierten Arbeiten dem betroffenen Mitarbeitenden wertvolle Zeit stiehlt.
«Aber wenn ich doch etwas wichtiges zu fragen habe, ist das doch keine verlorene Zeit?» Stimmt. Bei dem Zeitverlust geht es allerdings viel mehr um die Zeit fürs «wieder Einarbeiten». Je nach Schwierigkeitsgrad der Aufgabe sind zwischen 5-15 Minuten nötig, um wieder auf dem gleichen Konzentrationslevel wie vor der Unterbrechung zu sein. Passiert das regelmässig, sinkt die Konzentrationsfähigkeit immer weiter ab und du wirst automatisch unproduktiv. Jede weitere Störung sägt somit zunehmend stärker an unserer Leistung. Gut, gibt es deshalb Methoden, wie man diesem Problem vorbeugen kann: Sagen wir dem Sägezahneffekt den Kampf an!
Tipp 1: Indirekte Störquellen stummschalten
Starten wir mit einem relativ einfach umsetzbaren Thema: Alle indirekten Störquellen stummschalten. Dazu gehören insbesondere Pop-Up Meldungen vom Telefon, E-Mail oder Handy. Setze deinen Anwesenheitsstatus also auf «Bitte nicht stören» und schalte in den App-Einstellungen die automatischen Benachrichtigungen aus.
Extratipp: Mittlerweile gibt es für viele Anwendungen oder Geräte einen Countdown für die Stummschaltung. So kannst du sichergehen, dass du nach deiner konzentrierten Arbeit wieder gut erreichbar bist oder dein Handy auch wirklich klingelt, wenn du es gerade nicht mehr findest😉
Auch sich ständig an andere Aufgaben erinnern zu müssen, die noch erledigt werden sollten, stören dich bei der Konzentration. Daher hilft es, alles, was einem einfällt, sofort auf einer To-Do-Liste zu notieren. So geht nichts vergessen und du musst dennoch nicht deine wertvolle Hirnleistung beanspruchen.
Tipp 2: «Focus Time»
Eine regelmässige Störung ist in einer Bürogemeinschaft schon fast auf natürliche Art und Weise vorprogrammiert: Jeder Mitarbeitende möchte möglichst schnell und geordnet seine Aufgaben erledigen. Sobald er also mit seiner Aufgabe nicht vorankommt, weitere Informationen benötigt oder jemanden über ein Ergebnis informieren will, muss er dafür einen anderen Mitarbeitenden stören, oder?
Nein, nicht zwingend! Man sollte sich vorher fragen: Brauche ich die Information vom anderen wirklich sehr dringend? Ist eine sofortige Aktion des Gegenübers notwendig? Ist es nötig, dass mein Teamkollege die Information unverzüglich bekommt? Dabei ist es wichtig, den Gewinn des Anliegens gegen den Schaden durch die Störung abzuwägen. (Oder im Fachjargon gesprochen: Die Opportunitätskosten zu berücksichtigen)
Definiere also klare Zeitfenster, in welchen du konzentriert arbeiten und nicht gestört werden willst. Nach einer Stunde strikt eingehaltener «Focus Time» wirst du mit deiner Aufgabe bestimmt einen entscheidenden Schritt weitergekommen sein.
Tipp 3: Gezielte «Collaboration Time»
Natürlich soll die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team auf keinen Fall zu kurz kommen! Deshalb ist es wichtig, neben den Phasen für «Focus Time» auch klare «Collaboration Time» einzubauen. In diesen Zeitfenstern können/sollen die Mitarbeitenden ihre Fragen stellen, Anliegen diskutieren oder Ergebnisse teilen.
Wahrscheinlich ist in deinem Unternehmen die «Collaboration Time» bereits der Standard. Das bedeutet, ein Mitarbeitender darf grundsätzlich angesprochen und gestört werden, sofern dieser nicht in einer Konzentrationsphase ist. Diese Herangehensweise ist auch durchaus sinnvoll.
Um die Zusammenarbeit auf ein noch höheres Level zu bringen, kannst du darüber hinaus gezielte «Collaboration Time» Sessions einführen. Dabei kommen die Mitarbeitenden aus allen Abteilungen zusammen und tauschen sich in lockerer Atmosphäre über die aktuellen Projekte aus. So entstehen neue Impulse, Lösungsansätze und vielleicht sogar die nächsten vielversprechenden Geschäftsideen.
Tipp 4: Klare Abmachungen und Erkennungszeichen
Ein gut strukturierter Zeitplan nützt nichts, solange dein Team ihn nicht kennt. Kommuniziere deshalb klar, wann du Fokuszeit hast und trage sie dir z.B. in den Kalender ein. Bei simpit nutzen wir als Merkmale für «Focus Time» oder «Collaboration Time» zusätzlich rote und grüne Schilder, die bei jedem Mitarbeitenden über dem Arbeitsplatz hängen. Wichtig ist, dass die Erkennungszeichen schon von aussen erkennbar sind, denn bereits das Betreten des Büros kann eine konzentrierte Person aus dem Flow bringen.
Dennoch kann es vorkommen, dass ein Notfall eintritt und eine Person in Fokuszeit dringend gebraucht wird. Damit in solchen Fällen passend reagiert wird, ist es ratsam im Voraus zu definieren, welche Anliegen wirklich wichtig sind und eine Störung rechtfertigen.
Tipp 5: Zeitversetzte Kommunikation nutzen
Für effizienteres Arbeiten und bessere interne Kommunikation ist ausserdem die Unterscheidung zwischen Echtzeit- und zeitversetzter Kommunikation hilfreich. Eine Echtzeitkommunikation (z.B. direktes Gespräch oder Telefon) erfordert eine unmittelbare Reaktion des Gegenübers, da dieser die Nachricht direkt verarbeiten muss.
Nutzt man hingegen zeitversetzte Kommunikation, kann der Angesprochene selbständig entscheiden, wann er die Nachricht bearbeiten möchte. Dazu gehören z.B. Chats, E-Mails oder Sprachnachrichten. Auf diesem Weg werden die Mitarbeitenden während ihrer Konzentrationsphase nicht gestört und können die neuen Meldungen in aller Ruhe nach der beendeten «Focus Time» beantworten.
